1. Datenschutz auf einen Blick

Diese Website verarbeitet personenbezogene Daten über Kontaktformulare, Terminbuchungen sowie ggf. eingesetzte funktionale Cookies (z. B. zur Bereitstellung der Terminbuchung über Calendly). Details zu eingesetzten Cookies und Diensten finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

2. Hosting

Diese Website wird gehostet bei ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich, Inhaber: René Münnich, Hauptstraße 68, D-02742 Friedersdorf.

Der Hoster verarbeitet im Rahmen des Hostings technische Informationen wie IP-Adressen, Browsertyp, Betriebssystem sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs in Logfiles. Dies dient der Bereitstellung, dem Betrieb und der Sicherheit der Website auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und funktionsfähigen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden in der Regel nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

3. Eingesetzte Dienstleister zur Datenverarbeitung

Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und Kommunikation mit uns setzen wir folgende Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO):

Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA):
Microsoft 365 (E-Mail, Videomeetings, Terminplanung, Dokumentenverwaltung), Azure Cloud Services (Cloud-Infrastruktur) und Azure OpenAI Service (KI-gestützte Anfragenbearbeitung, Details siehe Abschnitt 5). Verarbeitung auf EU-Servern (Deutschland). Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden.

Amazon Web Services, Inc. (410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA):
Cloud-Infrastruktur und serverlose Datenverarbeitung. Verarbeitung auf EU-Servern (Frankfurt). Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden.

STRATO AG (Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Deutschland):
Server-Hosting für unsere Backend-Infrastruktur (Workflow-Automatisierung via n8n, Datenbank, API-Backend). Verarbeitung auf deutschen/EU-Servern. Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden.

Calendly LLC (271 17th St NW, 10th Floor, Atlanta, GA 30363, USA):
Online-Terminbuchung zur Vereinbarung von Terminen mit uns. Verarbeitung auf US-Servern. Bei Nutzung von Calendly erteilen Sie Ihre Einwilligung direkt an Calendly. Weitere Details zur Terminbuchung und Datenverarbeitung durch Calendly finden Sie in Abschnitt 6 (Terminvereinbarung).

Zoho Corporation (4141 Hacienda Drive, Pleasanton, CA 94588, USA):
Zoho CRM zur Verwaltung von Kundenanfragen und -beziehungen (Lead- und Kontaktverwaltung). Die von Ihnen im Rahmen einer Terminbuchung oder Anfrage angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anfrageinhalt) werden automatisiert in unser CRM-System übertragen. Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden.

Bei Dienstleistern außerhalb der EU erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCC), EU-US Data Privacy Framework oder anderen von der EU-Kommission anerkannten Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

Änderungen: Wir behalten uns vor, diese Liste bei Änderungen unserer technischen Infrastruktur anzupassen. Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung finden Sie stets auf unserer Website.

4. Kontaktmöglichkeiten

Sie können uns über verschiedene Kanäle kontaktieren:

Kontaktformular: Auf unseren Seiten haben wir ein Online-Formular hinterlegt. Als Pflichtangaben sieht das Formular Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer vor, sowie Ihre Interessensangabe (Auswahl über Dropdown-Menü), als auch einige optionale Daten. Die Angabe der Pflichtfelder ist zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

E-Mail: Daneben ist zu uns jederzeit eine Kontaktaufnahme per E-Mail möglich. Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden Ihre E-Mail-Adresse, der Nachrichteninhalt sowie Metadaten wie Datum und Uhrzeit verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Telefon: Sie können uns auch telefonisch unter der im Impressum angegebenen Nummer erreichen. Bei telefonischer Kontaktaufnahme verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Nutzung von KI-gestützten Sprachassistenten im Telefonsystem holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die über das Formular, E-Mail oder Telefon eingegebenen bzw. mitgeteilten Daten verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. zur gewünschten Kontaktaufnahme mit Ihnen und die damit verbundene technische Verwaltung. Die Kontaktaufnahme zu uns ist stets freiwillig.

Die Daten werden über eine sichere Verbindung an unsere Workflow-Management-Systeme übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU (Deutschland). Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/DPA) gemäß Art. 28 DSGVO.

Nach Bearbeitung Ihrer Anfrage löschen wir die Daten zu Ihrer Kontaktaufnahme, sofern keine weitere Geschäftsbeziehung zustande kommt, spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Dieser Speicherdauer können gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, z. B. wenn Ihre Anfrage in Zusammenhang mit einem Vertrag oder einer Gewährleistung oder Garantieabwicklung steht. In diesem Fall speichern wir Ihre Anfrage über den Ablauf hinaus nur zum Zwecke der Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO). Wir löschen Ihre Daten in diesem Fall spätestens mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 AO), d. h. nach Ablauf von 10 Jahren, beginnend mit dem Vertragsabschluss.

5. Einsatz von KI-Technologie (kanalübergreifend)

Wichtiger Hinweis: Die folgenden Informationen zum Einsatz von KI-Technologie gelten für ALLE Kommunikationskanäle mit uns (Kontaktformular, E-Mail, Telefon) – unabhängig davon, über welchen Kanal Sie mit uns in Kontakt treten.

Umfang des KI-Einsatzes: Als spezialisierte Agentur für KI-gestützte Workflows setzen wir KI-Systeme umfassend in unserer Kommunikation und Kundenbetreuung ein. Dies umfasst die automatisierte Analyse, Klassifizierung und Bearbeitung von Anfragen über alle Kommunikationskanäle (Kontaktformular, E-Mail, Telefon einschließlich KI-gestützter Sprachassistenten), den Einsatz intelligenter Assistenzsysteme zur Informationsbereitstellung sowie die Bereitstellung von Demo- und Testsystemen zur Veranschaulichung unserer Lösungen.

Eingesetzte KI-Dienste: Für die KI-gestützte Verarbeitung Ihrer Anfragen nutzen wir KI-Dienste von Amazon Web Services, Inc., Microsoft Corporation (Azure OpenAI Service), Google Cloud Services und IONOS je nach eingesetzter Systemkomponente. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/DPA) gemäß Art. 28 DSGVO.

Verarbeitete Daten durch KI: Die KI-Systeme analysieren und verarbeiten den Inhalt Ihrer Nachricht bzw. Ihres Gesprächs (einschließlich darin enthaltener personenbezogener Angaben wie Namen oder Kontaktdaten, sofern Sie diese mitteilen), Ihre Interessensangabe sowie optional angegebene Verfügbarkeiten für Termine.

Keine Verwendung für KI-Training: Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer konkreten Anfrage verwendet. Es erfolgt KEINE Verwendung Ihrer Daten zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen. Azure OpenAI Service speichert Ihre Anfragedaten nicht zu Trainingszwecken.

Zwecke des KI-Einsatzes: Der Einsatz dieser KI-Technologien dient mehreren Zwecken: (1) schnellere und präzisere Bearbeitung Ihrer Anfrage, (2) Qualitätssicherung unserer internen Arbeitsabläufe, (3) praktischer Nachweis der Leistungsfähigkeit der Technologien, die wir unseren Kunden anbieten, als auch (4) Qualitätssicherung und Verfügbarkeitsüberwachung unserer Systeme, und (5) Bereitstellung innovativer Serviceleistungen.

Rechtsgrundlage für KI-Verarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Daten mittels KI erfolgt je nach Kommunikationskanal auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen: Bei Nutzung des Kontaktformulars auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durch die entsprechende Checkbox. Bei E-Mail-Kontakt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Geschäftsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei telefonischer Kontaktaufnahme mit KI-Sprachassistenten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die wir vor Gesprächsbeginn einholen.

Als Dienstleister von Automatisierungsdienstleistungen, Software Engineering Services unter gleichzeitiger Integration von KI Systemen ist der produktive Einsatz von KI-Technologie essentiell für unsere Geschäftstätigkeit, Produktentwicklung und Glaubwürdigkeit gegenüber unseren Kunden.

Alternative Kontaktmöglichkeit ohne KI-Einsatz: Sollten Sie eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ohne Einsatz von KI-Technologie wünschen, kontaktieren Sie uns bitte unter: request@intelligent-workflows.com. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitungszeit bei dieser Kontaktoption deutlich länger ausfallen kann, da keine KI Technologie zum Einsatz kommt, wohl aber automatisierte Prozesse. Sofern Sie nicht an unseren Dienstleistungen interessiert sind, sondern Partnerschaften anstreben, uns etwas verkaufen möchten oder anderweitig Kontakt zu uns herstellen möchten oder müssen, dann nutzen Sie bitte die office@intelligent-workflows.com Adresse aus dem Impressum.

6. Terminvereinbarung

Für die Terminvereinbarung mit unseren Kunden nutzen wir verschiedene digitale Planungstools. Je nach Situation und nach vorheriger Qualifizierung Ihrer Anfrage können wir Ihnen einen Link zu einem Online-Terminbuchungssystem (z.B. Calendly oder Microsoft Teams) zusenden oder Sie zu einem direkten Terminvorschlag per E-Mail einladen.

Bei Nutzung von Calendly werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der gewählte Termin sowie ggf. weitere von Ihnen freiwillig eingegebene Informationen an Calendly LLC (271 17th St NW, 10th Floor, Atlanta, GA 30363, USA) übermittelt. Zudem werden technische Daten wie Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen erfasst. Diese Verarbeitung erfolgt zur Ermöglichung der Terminvereinbarung auf Grundlage der Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage Ihrer im Buchungsformular erteilten ausdrücklichen Einwilligung zur Datenschutzerklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Calendly verarbeitet Daten auch in den USA. Calendly ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und verwendet Standardvertragsklauseln (SCC) zur Absicherung der Datenübermittlung. Die Daten werden von Calendly gemäß deren Datenschutzrichtlinien gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter calendly.com/privacy.

Daten, die im Rahmen einer Terminbuchung über Calendly oder deren Weiterverarbeitung in unserem CRM-System erhoben werden, speichern wir für die Dauer einer bestehenden Geschäftsbeziehung. Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, löschen wir diese Daten spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bei Nutzung von Microsoft Teams erfolgt die Terminvereinbarung über Microsoft 365. Microsoft ist DSGVO-konform und verwendet Standardvertragsklauseln (SCC) für die Datenverarbeitung. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA).

Die Nutzung dieser Online-Terminbuchungstools ist optional und erfolgt nur auf unsere Einladung hin. Sie können jederzeit auch eine Terminvereinbarung per E-Mail oder Telefon vornehmen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten. Zudem haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten.

Hinweis: Die Implementierung eines automatisierten Löschverfahrens für Anfragedaten befindet sich derzeit in Vorbereitung.

8. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten.